Így állítsd be a WooCommerce e-mailjeit

A legnépszerűbb webáruház-bővítmény, a WooCommerce alapértelmezetten tizenegyféle automatikus, vagy kézi e-mailt tud kiküldeni a vásárlóknak és az áruház üzemeltetőjének. Az e-mailek elnevezése első ránézésre kissé zavaros lehet – különösen kezdők számára. Az alábbi útmutató segít értelmezni, hogy melyik levél mikor és kinek megy ki, és mit érdemes ezekről tudni a gyakorlatban.

A cikk technikai támogatója a Sybell -Tárhely szolgáltatátó és csapata
( Egyedi kedvezményünkért írd be a 15%-os kupon kódot fizetéskor: WPSULI1520 )

Hol találod ezeket a beállításokat?A Vezérlőpulton belül menj a WooCommerce → Beállítások → E-mailek fülre, ahol az összes értesítés listáját látod.

A lila pipa azt jelenti, hogy az adott e-mail aktív, vagyis automatikusan kiküldésre kerül, ha a megfelelő esemény megtörténik.

Ha rákattintasz valamelyik e-mail címére (kékkel, vastagon jelölve), akkor kikapcsolhatod a pipát az „E-mail értesítés bekapcsolása” jelölőnégyzet elől.

A szürke X azt jelzi, hogy az adott e-mail kiküldése inaktív, vagyis nem fog automatikusan elmenni.

A kis szürke nyíl egy olyan levelet jelöl, amit nem a rendszer küld automatikusan, hanem Te tudod kézzel elküldeni – például a rendelés szerkesztése közben.

Az adminisztrátor (azaz Te) által kapott e-mailek

Az első három e-mail a webáruház tulajdonosának értesítésére szolgál:

1. Új rendelés
2. Visszamondott rendelés
3. Sikertelen rendelés

Ezek viszonylag egyértelműek. Ha például nem kívánod automatikusan kezelni a sikertelen vagy visszamondott rendeléseket, egyszerűen kikapcsolhatod, hogy ezekről értesítést küldjön neked a rendszer.

A vásárló által kapott levelek és a rendelési állapotok

A rendszer többi e-mailje a vásárlóknak szól, és a rendelés állapotától függően kerül kiküldésre.

• “Visszatartott rendelés” – amikor utalást vagy készpénzes fizetést választanak

Ha a vásárló előre utalást, vagy utánvétes készpénzes fizetést választ, akkor a rendelés automatikusan „Fizetésre vár” állapotba kerül. Ekkor a WooCommerce kiküldi a „Visszatartott rendelés” (on hold) levelet, amely tartalmazza a fizetési információkat (pl. bankszámlaszámot). A levél szövegében ekkor szerepel, hogy “A rendelés a fizetett összeg beérkezésének ellenőrzéséig függőben tartva.”

Ha az utalás beérkezik, akkor a rendelés szerkesztésébe belépve megteheted, hogy átállítod a rendelés “Fizetésre vár” állapotát arra, hogy “Feldolgozás alatt”

• “Rendelés feldolgozása” – ha utánvétet választottak

Amikor a vásárló utánvétet választ, a rendelés státusza automatikusan „Feldolgozás alatt” állapotba vált, és ezzel együtt elmegy a „Rendelés feldolgozása” levél is. A levél szövege: „A rendelést megkaptuk, és jelenleg feldolgozás alatt áll.”

Ha előre utalás esetén Te állítod át a rendelés állapotát manuálisan „Feldolgozás alatt” státuszra, akkor ezzel együtt szintén kiküldésre kerül ez az e-mail.

• “Teljesített rendelés” – amikor postázol vagy átadod a terméket

Miután becsomagoltad a terméket, és átadtad a futárnak, érdemes a rendelést „Teljesített” állapotba állítani. Ezután automatikusan kiküldésre kerül a „Teljesített rendelés” levél.

A sablonszöveg viszont elég semmitmondó: „A rendelés teljesítve lett.” – ezt érdemes egyedileg átírnod, hogy jobban tükrözze, mi történt. Például: „A rendelésedet átadtuk a futárszolgálatnak, várható kézbesítés 1-2 munkanapon belül.”

Digitális termékek (pl. letöltések, online tanfolyamok) esetén ezt akár ki is hagyhatod, ha nem releváns.

Kézzel küldhető e-mailekA „Vásárlói számla / Rendelési adatok” nevű levelet nem a rendszer küldi automatikusan, hanem Te kézzel küldheted el a rendelés szerkesztésénél.

Ez egy egyszerű összegzés a rendelési tételekről, viszont nem tekinthető hivatalos számlának, mivel nem tartalmazza az eladó (azaz a Te) adataidat. Magyar webáruházak számára mindenképp javasolt egy számlázási rendszer, például a WooCommerce és a szamlazz.hu integrációja – ehhez létezik egy ingyenes bővítmény is.

Hogyan szerkesztheted az e-mailek szövegét?

A WooCommerce e-mailek testreszabása több helyen történik:

1. E-mailek fülön: az egyes levelekre kattintva módosíthatod a tárgymezőt.
2. Fizetési módok beállításainál: pl. átutalásos fizetéshez tartozó instrukciók.
3. Szállítási mód beállításainál: pl. utánvét, vagy személyes átvétel esetén megjelenő szövegek.
4. Nyelvi fájlokban: ha a fenti helyeken nem találod, akkor a Loco Translate vagy hasonló plugin segítségével keresd meg és módosítsd.

Nagyon fontos, hogy az e-mail sablonfájlokat (.php fájlok) csak haladó felhasználók szerkesszék, mivel ezek közvetlenül a WooCommerce sablonstruktúrájába nyúlnak bele!

Hogyan küldd ki biztosan az e-maileket?

Előfordulhat, hogy a fenti beállítások ellenére az e-mailek nem érkeznek meg, vagy a spam mappában landolnak. Ennek technikai oka, hogy a WordPress alapértelmezés szerint nem használ SMTP-t, hanem a szerver mail() függvényét alkalmazza.

A megbízható kézbesítéshez érdemes SMTP-t használni. Ezt egyszerűen beállíthatod egy bővítménnyel, például:

• WP Mail SMTP
• FluentSMTP

A beállításhoz szükséged lesz egy SMTP szerver adataira (saját domainnel rendelkező e-mail címmel, titkosítással és jelszóval). A WPSuli hivatalos tárhelyszolgáltatója, a Sybell Hosting például ingyenesen biztosít saját SMTP elérést a tárhelycsomagjaihoz – így az e-mailjeid biztonságosan és hitelesen kerülnek kiküldésre, mindenféle spamprobléma nélkül.

Az SMTP beállítás menetéről részletes útmutatót a következő linken találsz: WPSuli SMTP beállítási útmutató WordPresshez

Ha szeretnéd, hogy a WooCommerce webshopod valóban megbízhatóan kommunikáljon a vásárlókkal, ne csak a sablonokat állítsd be – figyelj a technikai háttérre is. Egy jól működő e-mail rendszer a vásárlói elégedettség kulcsa lehet!